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【9割の人ができない】「仕事が遅い人」がやっていないたった一つのこと

みなさん仕事は早いですか？
せーので仕事始めたら
誰よりも先に終わらせる自信があります？

もし、ちょっとでも自信がなければ
今回の話は聞く価値あります。

これまでたくさん人の仕事を見てきましたけど
仕事の遅い人には共通点があるんですよね。

逆に言うと、これから言うことさえできれば、仕事は劇的に早くなります。

これ結論言っちゃうと、
仕事をする前に「アウトライン」を作り込むことです。

今日は、
・アウトラインでなぜ早くなるのか
・最強のアウトライン作成法
について話していきます。

◎なぜアウトラインで早くなるのか

仕事が早い人って、資料の作成するスピードが早かったり
即レスする人のイメージがあると思います。

たしかに、そういう分かりやすいスピードも大事なんですけど
それがスピードに及ぼすのは全体の1/10くらい。

じゃあ、仕事のスピードを決めるものは一体なんだと思います？

それは....

「やり直しの少なさ」で決まります。

時間かかっちゃう人は、仕事の段取りが悪くて
膨大の小さな「やり直し」が発生しているんですよね。

資料を作り直したり、
関係者と調整したり、
上司に確認もらったり、
間違いに気付いて、もう一度やったり。

みなさんにも経験があると思います。

この「やり直し」にかかる時間を最小限にすれば
早く終わるのはもちろん、その分質を高めることに時間を使えます。

このやり直しの時間を最小化するのがアウトライン作成なんです。

アウトライン作成は、
実際に仕事に手をつける前に
仕事の全体感を詰めることを指します。

なので、あとで、やっぱりこうすればよかった！が劇的になくなります！

このアウトラインをしっかり作り込めば、
やってない人に比べて最低でも3倍は早く仕事が終わることを約束します。

◎最強のアウトライン作成法

それでは、誰でも使える最強のアウトライン作成法について
具体的な例を交えて解説していきます。

Webサービスを提供する会社で営業として働いているAさんがいます。

Aさんはある日、上司から営業資料を修正するように頼まれました。

Aさんは、上司からこう言われます
「Aさん、今使ってる営業の資料が全体的に古くなってるから新しくしておいてもらえる？？」

仕事が遅い人は、

「はーいわかりました！」と言って
すぐに資料を開いて、古いと思うところを回収していきます。

これ絶対ダメです。

これ、すぐに仕事に取り掛かって問題ないように思えるんですけど。

仕事を頼まれて言われたことを
そのまま言われたとおりやるのは三流です。

簡単な仕事に見えても、
いきなり手を付けると膨大なやり直しに苦しみます。
何よりも優先してアウトラインをつくりましょう。

アウトラインは、これまでの自分の経験上

このやりかたでやれば1番漏れなく作れるっていう
最強のフォーマットがあるので
これから言うやり方でつくってください！

すごくシンプルです。
次の3つで詰めていきます。

・ゴール（得たい成果）
・現状の課題（現状との間にある壁）
・解決策（壁を壊す方法）

これシンプルに見えてめちゃめちゃ奥深いです。

甘くみてはいけません。

そして、この中で最も大事なのが「ゴール（得たい成果）」の設定
これで仕事の9割が決まります。1番がんばりどころなので気合いれてやりましょう。

今回のAさんが上司から依頼された「営業資料の修正」のケースだと
ゴールはなんでしょうか。

よくある間違いは

ゴールとして
「古い営業資料を新しくすること」
と設定しちゃうことです。

これ間違いです。

もう一つ上にある「本当に得たい成果」を考えないといけません。

仕事を依頼した上司が本当に得たい成果は、
「よりお客さんから信頼される資料にすることで成約率を上げること」
ですね。

このゴール設定で99％くらいの人が油断してやらかすミスがあります。
それは曖昧な言葉で定義することです。

ゴール設定は誰が見ても解釈のズレがないくらい
具体的にすることがめちゃめちゃ大事なんですね。

たとえば今回でいうと「信頼される資料」ってところが曖昧ですよね。

信頼されるってなんだろうってかんじですよね。
だからもう少し分解します。

信頼される資料とは何か。例えば、
①情報が正しく最新であること
②高品質と感じる見た目
③サービス価値が分かりやすいこと

これくらい具体的にします。

次は、設定した具体的なゴールを達成するための
現状の課題を洗い出していきましょう。

現状の営業資料の課題（現状との間にある壁）は
・資料中の引用データに古いものがある
・スライドのデザインがダサい
・サービスのウリがパッと見て分かりにくい

みたいに書きます。
ゴールを超具体的にしておけば、課題はあまり考えずに浮かび上がるはずです。

次に、課題に対応させて解決策を考えていきます。

解決策
・引用データをすべて最新にする
・新しいデザインを社内のデザイナーにつくってもらう
・一番最初のスライドにウリがひと目で分かるものを置く

ここまでくれば、仕事として何をやればいいか一目瞭然ですよね！

そして、ここまで文章化できたら
上司に送ってフィードバックをもらいます。

上司のイメージとズレがないか徹底的に詰めてください。

これやるとヤバイ上司だと、

「答えを求めず自分で考えろ」
とか言う人がいます。

これはただのマネジメント放棄です。
絶対あとになってイチャモンつけてきます。
アウトラインが無意味になります。

そんな上司がいる会社は今すぐやめましょう。

ちなみに、部下だけじゃなくて
上司も部下に仕事をふるときは
アウトラインを渡すべきです。

アウトラインをつくれば、
部下の仕事について考えるきっかけになります。

自分で何も考えず仕事ふるダメ上司
たくさんいますから
そうならないようにしましょう。

上司としても結局あとでフィードバックが減るので、
仕事が楽になります。